Rechnungen erstellen, bearbeiten und duplizieren

Klicke auf Neue Rechnung. Suche einen vorhandenen Kunden beziehungsweise CRM-Kontakt oder erfasse den Empfänger manuell. Prüfe Name, Anschrift, Postleitzahl, Ort, Land, E-Mail und gegebenenfalls UID. Du kannst zusätzlich ein Projekt verknüpfen. Übernommene Kontaktdaten sind zu kontrollieren und werden durch spätere CRM-Änderungen nicht automatisch zu einer korrigierten Rechnung.

Prüfe die Ausstellerdaten aus den Einstellungen und ergänze die Angaben im Formular.

Datum und Leistungsangaben

Rechnungsdatum, Fälligkeit, Leistungsdatum und bei Bedarf Ende des Leistungszeitraums. Die Oberfläche verlangt für die Anlage insbesondere Empfängername, Ausstellername und Leistungsdatum.

Währung und Steuer

Währung, Steuersatz und Steuerkategorie. Für besondere Steuerfälle bietet das Formular ein Feld für den Grund. Übernimm die zu deinem Vorgang passenden Angaben; die Wahl eines Profils ersetzt die Kontrolle des Entwurfs nicht.

Elektronische Rechnungsangaben

Empfänger- und Ausstelleradresse für E-Rechnungen einschließlich Schema sowie Bestellzeichen / Buyer Reference, soweit benötigt. Fehlende oder widersprüchliche Angaben können die spätere Versandvalidierung verhindern.

Bankverbindung und Notizen

Prüfe Zahlungsinformationen und ergänze Hinweise für den Empfänger.

Erfasse Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Ergänze weitere Positionen oder übernimm Einträge aus dem Produktkatalog. Prüfe Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag in der Vorschau. Werte aus Produktvorlagen sind Ausgangswerte; kontrolliere sie im jeweiligen Rechnungsentwurf.

Speichere den Entwurf. Die Nummer wird bis zur endgültigen Vergabe als ausstehend angezeigt. Öffne den Entwurf später erneut und nutze Bearbeiten, um Empfänger, Termine, Positionen oder Notizen zu ändern. Speichere die Änderungen, bevor du den Versand öffnest. Ein PDF-Download eines Entwurfs macht daraus noch keine finalisierte Rechnung.

Öffne in der Einnahmenübersicht das Vorlagen-Symbol. Lege eine Vorlage mit Name, wiederkehrenden Kundendaten, Zahlungsziel, Steuer und Standardpositionen an. Über den Stern kannst du eine Vorlage als Standard markieren. Neue Rechnung auf einer Vorlage übernimmt die Werte in einen neuen Entwurf. Das erzeugt keine regelmäßigen Rechnungen und versendet keine Nachricht automatisch.

Öffne den Produktkatalog über das entsprechende Symbol. Erstelle ein Produkt mit Name, Beschreibung, Kategorie, Preis, Einheit und Steuersatz. Beim Bearbeiten einer Rechnung kannst du es als Position übernehmen. Spätere Änderungen am Produktkatalog sind keine nachträgliche Änderung bereits gespeicherter Rechnungspositionen.

Im Bearbeiten-Modus stehen Aktionen zum Übernehmen abrechenbarer Zeiten und Projektausgaben zur Verfügung. Wähle dafür das passende Projekt beziehungsweise die passenden Zeiteinträge, kontrolliere die vorgeschlagenen Positionen und speichere. Für die anschließende Prüfung können Rechnungen mit übernommenen Zeiten einen Zeitnachweis anbieten. Eine belegte oder reservierte Quelle ist nicht beliebig erneut abrechenbar.

Wähle Duplizieren im Aktionsmenü. Es entsteht ein neuer Entwurf mit übernommenen Angaben und Positionen. Prüfe insbesondere Leistungsdatum, Fälligkeit, Empfänger, Steuer und Projektzuordnung; nicht alle Verknüpfungen werden mitkopiert. Rechnungen mit verknüpften Zeiteinträgen lassen sich über diese Aktion nicht duplizieren, damit dieselben Zeiten nicht erneut als Rechnungskopie übernommen werden.

Bearbeiten und Löschen sind für Entwürfe vorgesehen. Nach der Finalisierung bleibt der ausgestellte Inhalt festgeschrieben; ein erneuter Versand verwendet die archivierten Dokumente. Eine Kopie ersetzt oder storniert die ursprüngliche Rechnung nicht. Für Korrekturen ausgestellter Rechnungen ist ein gesonderter Korrekturvorgang erforderlich; die aktuelle Detailoberfläche bietet dafür keinen vollständigen geführten Ablauf.