Buchhaltung und Rechnungsversand einrichten

Öffne Buchhaltung → Einstellungen.

1. Wähle den Rechtsraum AT für Österreich oder DE für Deutschland.
2. Trage deine Steuerkennung ein und wähle Standard oder Kleinunternehmer entsprechend deiner bestehenden Einordnung.
3. Prüfe die Zeitzone, etwa Europe/Vienna oder Europe/Berlin.
4. Wähle den Startmonat des Wirtschaftsjahres.
5. Lege den Standardpräfix für Rechnungsnummern fest und speichere.

Der Standard-Versandweg verwendet das Präfix aus dem Buchhaltungsprofil, gefolgt von der laufenden Nummer. Ohne Präfix wird INV verwendet. Erlaubt sind bis zu zehn Zeichen aus Buchstaben A–Z, Ziffern und Bindestrichen; ein Bindestrich darf nicht am Anfang oder Ende stehen. Neue Entwürfe verbrauchen zunächst keine endgültige Nummer.

Öffne unter Einnahmen die Rechnungseinstellungen und den Bereich Unternehmen. Lade das Firmenlogo hoch und wähle, ob es angezeigt werden soll. Pflege Firmenname, Anschrift, Steuer-/UID-Angaben, Kontaktinformationen sowie Kontoinhaber, Bank, IBAN und BIC. Das Logo wird über die Organisation verwaltet und ist nicht ausschließlich eine Datei für eine einzelne Rechnung. Kontrolliere die Daten im nächsten Entwurf.

Wähle im Unternehmensbereich Classic, Modern oder Minimal. Speichere und prüfe einen Entwurf beziehungsweise dessen PDF-Vorschau. Bereits finalisierte Rechnungen verwenden ihre archivierten Dokumente und werden durch die Designänderung nicht neu erstellt.

Wechsle in den Bereich E-Mail. Wähle Versand über den Project-Manager-Absender oder über einen eigenen SMTP-Server. Beim Plattformversand zeigt die Oberfläche Absender und Kontingentinformationen an. Ein eigener SMTP-Server benötigt Host, Port, Zugangsdaten, Verschlüsselung und Absenderangaben. Verwende die passende TLS-/SSL-Konfiguration deines Anbieters und speichere sie.

Nutze den Verbindungstest nach der Einrichtung. Ein erfolgreicher Test prüft die Verbindung, nicht die spätere Zustellung jeder Rechnung. Das gespeicherte SMTP-Passwort wird nicht erneut im Klartext geladen; überschreibe es nur, wenn du es ändern möchtest. Pflege Betreff, Nachricht und Signatur. Die Mailvorlage unterstützt {number} für die Rechnungsnummer und {client} für den Kundennamen. Im Versanddialog kannst du Betreff und Text für die einzelne Rechnung nochmals prüfen.

Im Bereich Standards legst du Standard-Steuersatz, Zahlungsziel, Währung, Rechnungssprache und Standardnotizen fest. Speichere die Werte und öffne einen neuen Entwurf zur Kontrolle. Bereits bestehende Rechnungen und bewusst verwendete Vorlagen können eigene Werte behalten. Prüfe besonders Steuerkategorie, Leistungsdaten und Empfängerangaben am konkreten Vorgang.

Öffne Buchhaltung → Einstellungen → BMD-Exportprofile. Lege ein Profil mit Namen, Mapping als JSON-Objekt und optionaler Standardmarkierung an. Änderungen an einem vorhandenen Profil speicherst du als neue Revision. Das Mapping ist organisationsbezogen; verwende die abgestimmte Zuordnung deiner Buchhaltung statt ein beliebiges Beispiel zu übernehmen.

Ein BMD-Profil allein erzeugt keine fertige BMD-NTCS-Datei. Der vorhandene allgemeine Buchhaltungsexport erstellt ein ZIP mit JSON-Daten, Dokumentoriginalen und einem Prüfsummenverzeichnis; ein ausgewähltes Profil kann darin als Konfigurationsstand enthalten sein. Das Paket ist ausdrücklich kein fertiger BMD- oder DATEV-Adapter. In der beschriebenen Buchhaltungsoberfläche gibt es dafür derzeit keinen geführten Exportdialog; der CSV-Button unter Einnahmen exportiert ausschließlich die Rechnungsliste.