Versand vorbereiten
Öffne den gespeicherten Entwurf und kontrolliere Empfänger, Aussteller, Positionen, Steuer, Leistungsdaten und Bankverbindung. Prüfe die konfigurierte Versandart in den Rechnungseinstellungen. Die Oberfläche benötigt eine Kunden-E-Mail, um den Versand anzubieten.
Senden auslösen
Klicke auf Senden.
Beim erfolgreichen ersten Auftrag werden Nummer und archivierte Dokumente festgeschrieben. Die Zustellung erfolgt danach über einen serverseitigen Versandlauf. Der Status Versendet beziehungsweise die Erfolgsmeldung im Dialog ist daher noch keine Bestätigung, dass die Nachricht im Postfach des Empfängers angekommen ist. Bleibt sie aus, prüfe mit der Administration die Versandkonfiguration und den Versandlauf.
- Prüfe die Empfängeradresse im Versanddialog.
- Passe Betreff und Nachricht bei Bedarf an.
- Wähle optional eine Kopie an dich selbst.
- Bestätige den Versand.
- Falls die Dokumentvalidierung Fehler meldet, korrigiere die genannten Angaben im Entwurf, speichere und versuche es erneut.
Rechnungsnummer und erneuten Versand verstehen
Die Nummer wird innerhalb der Organisation aus dem Nummernkreis vergeben. Der derzeitige Standardweg verwendet das Präfix des Buchhaltungsprofils und eine fortlaufende Zahl, beispielsweise INV-0001. Ein erneuter Versand einer ausgestellten Rechnung verwendet dieselbe Nummer und die archivierten PDF-/XML-Dateien. Er legt keine neue Rechnung an, kann aber eine weitere E-Mail beim Empfänger erzeugen.
PDF und Zeitnachweis herunterladen
Öffne im Aktionsmenü PDF herunterladen. Bei Entwürfen wird eine Vorschau erzeugt. Bei finalisierten Rechnungen lädt die Anwendung das archivierte PDF. Spätere Änderungen an Logo oder Design gestalten dieses Archivdokument nicht neu. Bei Rechnungen mit importierten Zeiten kannst du außerdem den angebotenen Zeitnachweis herunterladen.
Eine Zahlung oder Teilzahlung erfassen
Öffne eine finalisierte Rechnung und wähle Als bezahlt markieren, um das Zahlungsformular zu öffnen.
Erreichen die nicht stornierten Zahlungen den Rechnungsbetrag, wird die Rechnung als Bezahlt geführt. Entwürfe und stornierte Rechnungen nehmen keine Zahlung entgegen. Die schnelle Häkchen-Aktion in der Übersicht versucht derzeit noch eine direkte Statusänderung, die der Server ablehnt. Verwende deshalb auch für vollständige Zahlungen das Zahlungsformular in der Detailansicht.
- Trage den tatsächlich eingegangenen Betrag ein. Für eine Teilzahlung verwende nur den erhaltenen Teilbetrag.
- Prüfe Zahlungsdatum und Währung; die Zahlungswährung muss zur Rechnung passen.
- Ergänze bei Bedarf eine eindeutige Referenz und eine Notiz.
- Speichere und kontrolliere Zahlungsliste, bezahlten Betrag, offenen Betrag und gegebenenfalls Überzahlung.
Eine falsch erfasste Zahlung stornieren
Wähle im Zahlungsbereich die Stornierung der betreffenden Zahlung und gib einen Grund an. Der ursprüngliche Eintrag bleibt sichtbar; er wird als storniert gekennzeichnet und zählt nicht mehr als wirksame Zahlung. Prüfe anschließend den neu berechneten offenen Betrag. Die Stornierung dokumentiert eine Korrektur und überweist kein Geld zurück.
Überfällige Rechnungen bearbeiten
Nutze den Filter Überfällig und prüfe Fälligkeitsdatum sowie Restbetrag in den Details. Die Liste kann versendete Rechnungen bereits anhand ihres abgelaufenen Zahlungsziels als überfällig einordnen. Der automatische Erinnerungslauf ist davon getrennt und benötigt eine funktionierende serverseitige Ausführung und Versandkonfiguration. Überfällig allein ist kein Zustellnachweis für eine Mahnung.
Häufige Stolperfallen
Versandauftrag und Zustellung sind unterschiedliche Schritte
Nach dem ersten Auftrag kann die Rechnung bereits finalisiert sein, obwohl die Mail noch wartet oder der Versand scheitert. Erstelle nicht vorschnell eine neue Rechnung mit neuer Nummer.
Erinnerungsschalter derzeit nicht als verlässliche Sperre verwenden
Die Rechnungseinstellungen enthalten Automatische Erinnerungen. Der aktuelle serverseitige Überfälligkeitslauf berücksichtigt diesen Schalter jedoch nicht. Kläre bei benötigter Versandpause die tatsächliche Konfiguration mit der Administration.
Häufige Fragen
Ändert ein neues Design bereits versendete PDFs?
Nein. Für finalisierte Rechnungen wird die archivierte Datei verwendet. Entwurfsvorschauen können dagegen aktuelle Einstellungen berücksichtigen.
Kann ich mehrere Teilzahlungen erfassen?
Ja. Erfasse jede tatsächliche Zahlung separat. Die Details zeigen daraus den verbleibenden offenen Betrag.
Ist Als bezahlt markieren eine Banktransaktion?
Nein. Die Aktion dokumentiert einen Zahlungseingang in der Anwendung. Sie zieht kein Geld ein.