Die drei Bereiche öffnen
Öffne Buchhaltung in der Sidebar. Unter Ausgaben findest du Belege, unter Einnahmen die Rechnungsverwaltung und unter Einstellungen das Steuerprofil und BMD-Exportprofile. Ältere Rechnungslinks führen in den Rechnungsbereich der Buchhaltung. Die Einstellungen für Rechnungsdesign und E-Mail erreichst du innerhalb der Rechnungsverwaltung.
Organisation und Grundeinstellungen prüfen
Prüfe vor der ersten Rechnung die aktive Organisation. Pflege Steuerprofil, Rechnungsaussteller, Bankverbindung, Rechnungsstandards und Versandart. Die Auswahl AT oder DE bezeichnet Österreich beziehungsweise Deutschland, nicht die Sprache. Die Rechnungssprache stellst du separat ein.
Die Schritte erklärt Buchhaltung und Rechnungsversand einrichten.
Einnahmen durchsuchen und filtern
Wechsle zu Einnahmen. Die Rechnungsübersicht bietet Statusfilter wie Entwurf, Versendet, Bezahlt und Überfällig sowie eine Suche nach Kunde oder Rechnungsnummer. Öffne eine Zeile für Positionen, PDF und Zahlungen. Vorlagen und Produkte erreichst du über die entsprechenden Symbole in der Werkzeugleiste.
Die Rechnungssummen richtig lesen
Die Kacheln für offen, überfällig, bezahlt und Entwurf sind Rechnungssummen. Sie sind keine vollständige Bank- oder Liquiditätsübersicht. Die aktuelle Berechnung der offenen Summen zieht Teilzahlungen nicht einzeln ab; den verbleibenden Betrag siehst du im Zahlungsbereich der Rechnung. Der Vergleich bezahlter Rechnungen zum Vormonat richtet sich nach dem Rechnungsdatum. Bei mehreren Währungen werden die Summen nicht automatisch in eine gemeinsame Währung umgerechnet.
Eine Rechnung oder einen Beleg anlegen
Für eine Ausgangsrechnung wähle unter Einnahmen Neue Rechnung. Für eine Ausgabe öffne den Belegupload unter Ausgaben. Der Upload einer Datei erzeugt zunächst einen Beleg; die Übernahme als Budgeting-Ausgabe ist im normalen Buchhaltungsdialog eine zusätzliche Aktion.
Die Rechnungsliste als CSV exportieren
Stelle in Einnahmen den gewünschten Statusfilter und Suchbegriff ein und klicke auf CSV-Export. Exportiert werden die passenden Rechnungen, nicht nur die bereits geladenen Zeilen. Die Datei enthält Nummer, Kunde, Status, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Betrag und Währung. Entwürfe ohne endgültige Nummer haben ein leeres Nummernfeld. Positionen, Zahlungsverlauf und Originalbelege sind nicht Teil dieser CSV.
Zugriffsrechte berücksichtigen
Die Daten gehören zur aktuellen Organisation. Rollen können die sichtbaren Rechnungen und Belege nach Projekt einschränken. Owner und Admin haben keine solche Projekteingrenzung; unzugeordnete Datensätze bleiben auch bei einem Projektfilter zugänglich. Die Rolle Viewer darf Belege nicht hochladen und Rechnungen nicht versenden. Steuerprofil, BMD-Profile und Versandkonfiguration benötigen Owner- oder Admin-Rechte.
Häufige Stolperfallen
Überfällig bedeutet nicht erfolgreich erinnert
Eine Rechnung kann aufgrund ihres Datums als überfällig erscheinen, obwohl keine Erinnerungsmail zugestellt wurde. Prüfe den offenen Betrag und den tatsächlichen Verlauf, bevor du nachfasst.
CSV ist keine vollständige Buchhaltungssicherung
Der Listenexport enthält ausgewählte Rechnungsfelder. Er ersetzt weder Rechnungs-PDFs noch die Originalbelege oder Zahlungsdaten.
Häufige Fragen
Sind Einnahmen und Rechnungen getrennte Bestände?
Nein. Einnahmen enthält die Rechnungsverwaltung der Buchhaltung. Alte Rechnungslinks führen zu denselben Daten.
Warum kann ich das Steuerprofil nur lesen?
Zum Bearbeiten brauchst du Owner- oder Admin-Rechte in der aktiven Organisation.
Exportiert die CSV nur meine aktuelle Bildschirmseite?
Nein. Sie lädt alle passenden Rechnungen zu Statusfilter und Suche innerhalb deines Zugriffsbereichs.