Ausgabenbelege hochladen und mit KI prüfen

Öffne den Belegupload und wähle ein PDF oder Bild. Pro Datei sind höchstens 25 MB vorgesehen; zusätzlich gilt das Speicherlimit der Organisation. Bereits die Auswahl startet die Erkennung im Hintergrund. Die Datei wird dafür an den konfigurierten KI-Dienst über AWS Bedrock übergeben. Ein Abbruch des Dialogs macht einen bereits gestarteten KI-Aufruf nicht rückgängig.

Warte auf das Scanergebnis. Prüfe Datum, Betrag und Händler anhand des Originals. Ergänze einen verständlichen Namen und wähle bei Bedarf ein Projekt. Die Projektzuordnung erfolgt in diesem Dialog durch dich; der Scan setzt nicht automatisch ein verlässlich ermitteltes Projekt. Achte bei Fremdwährungsbelegen besonders auf Betrag und gespeicherte Währung.

Speichere den Beleg nach der Prüfung. Ein Duplikathinweis bezieht sich auf eine bereits vorhandene identische Datei anhand ihrer Prüfsumme, nicht nur auf dasselbe Datum. Entscheide dann, ob du abbrichst oder die Datei bewusst trotzdem hochlädst. Eine neu fotografierte Version desselben Belegs kann eine andere Prüfsumme haben und unerkannt bleiben.

Die Kennzeichnung des Scans zeigt den Stand der automatischen Erkennung. Je nach Konfiguration prüft ein zweiter KI-Durchlauf die Werte; Unterschiede werden zur Nachkontrolle markiert. Auch übereinstimmende Ergebnisse sind keine Bestätigung korrekter Buchhaltungsdaten. Ein fehlgeschlagener Scan verhindert die Ablage nicht: Ergänze die Daten dann manuell. Der separate Review-Status beschreibt die menschliche Prüfung.

Suche in der Ausgabenliste nach Belegname oder Händler. Über das Filter-Symbol grenzt du nach Zeitraum, Status und Projekt ein. Ein Klick auf den Beleg öffnet die Details. Dort kannst du die Originaldatei öffnen sowie Name, Datum, Betrag, Händler und Projekt bearbeiten und speichern. Bei Belegen mit strukturierten Importangaben erscheint zusätzlich der Review-Schalter mit Neu, Zu prüfen und Geprüft. Bei gewöhnlichen Bild-/PDF-Belegen ist dieser Schalter derzeit nicht allgemein sichtbar.

Wenn der Review-Schalter angezeigt wird, ist der Wechsel auf Geprüft eine Freigabe und benötigt Owner- oder Admin-Rechte. Ab der konfigurierten Freigabeschwelle muss eine andere Person als der ursprüngliche Uploader freigeben. Änderungen an wesentlichen Belegangaben können eine vorhandene Freigabe zurücksetzen. Der aktuelle Detaildialog sendet beim Speichern allerdings stets auch Belegfelder mit; dadurch kann der Server die Auswahl Geprüft wieder auf Zu prüfen setzen. Kontrolliere den Status nach erneutem Öffnen und behandle die Auswahl allein nicht als erfolgreiche Freigabe.

Kontrolliere den Datensatz und nutze die Aktion zum Erstellen einer Ausgabe, wenn du den Betrag im Budgeting weiterverwenden möchtest. Es müssen ein Betrag und geeignete Angaben vorhanden sein. Der aktuelle Umwandlungsweg unterstützt EUR-Belege und verhindert eine zweite Ausgabe für denselben bereits verknüpften Beleg. Prüfe danach die Budgeting-Ausgabe und deren Abrechenbarkeit; das bloße Ablegen im Upload-Dialog ist noch keine solche Übernahme.

Die Belegablage registriert eine geschützte Originaldatei. Das Entfernen eines Belegs aus der Liste bedeutet nicht zwangsläufig, dass alle archivierten Dokumentdaten physisch gelöscht werden. Verwende Löschen deshalb nicht als Zusage, sämtliche Kopien zu vernichten; prüfe bei Aufbewahrungsfragen den tatsächlichen Dokumentbestand.