Lead Engine und E-Mail-Entwürfe verwenden

Öffne CRM → Zahnrad → Lead Engine. Trage die gewünschten Tageswerte ein und speichere. Die Standardwerte sind 14 Tage für Erstkontakt, jeweils 7 Tage für Reaktion auf Unterlagen, Demo-Nachbereitung, Reaktion auf Angebot und Formularrücklauf sowie 2 Tage für einen eigenen Schritt. Diese Zeitfenster steuern Fälligkeiten; sie versenden selbst keine E-Mails.

Trage Signale und Segmentgruppen jeweils durch Kommas getrennt ein. Signale beschreiben Anlässe für spätere Arbeit; die Konfiguration überwacht keine externen Ereignisse. Segmentgruppen kannst du am Lead auswählen und im Dashboard auswerten. Ergänze Pakete mit Name, Preis und Intervall: einmalig, wöchentlich, vierwöchentlich, monatlich oder jährlich. Die Eingabe des Preises erfolgt in Euro. Speichere die Konfiguration.

Lege in der Knowledgebase einen Artikel mit verlässlichen Produktinformationen an: Nutzen, Leistungsumfang, Belege, Tonalität und Grenzen. Trage seinen Slug in Produkt-Briefing ein; voreingestellt ist produkt-briefing. Über den Link daneben öffnest du den Artikel. Der Artikel muss in derselben Organisation vorhanden und mit Inhalt gefüllt sein, damit KI-Entwürfe erzeugt werden können.

Öffne den Lead und den Bereich Lead Engine. Änderungen an den Feldern werden einzeln gespeichert.

1. Wähle unter Ball liegt bei, ob du selbst, die Gegenseite oder niemand als Nächstes handeln muss.
2. Wähle unter Wartet auf den passenden Anlass, etwa Reaktion auf Angebot oder einen eigenen Schritt.
3. Trage bei einer zugesagten Rückmeldung oder einem festen Termin das Zusage-/Termindatum ein.
4. Setze Priorität A, B oder C und halte den nächsten Schritt konkret fest.
5. Pflege die Zahl unbeantworteter Kontaktversuche mit Plus und Minus und kontrolliere die berechnete Kategorie.

Normale Reaktionsfenster beginnen bei der letzten protokollierten Aktivität, ersatzweise beim Anlagedatum. Auch interne Notizen oder Stage-Wechsel können deshalb den Ausgangspunkt verschieben.

Zugesagte Rückmeldung

Das eingetragene Zusagedatum ist die Fälligkeit.

Fester Termin

Die Fälligkeit liegt einen Tag vor dem Termin.

Signal oder geparkt

Signalabhängige beziehungsweise mit einem Parksignal versehene Leads erhalten keine datumsgesteuerte Fälligkeit.

Überfällig

Eine verstrichene Frist zählt als überfällig, wenn der Ball bei uns liegt oder eine zugesagte Rückmeldung aussteht. Ein abgelaufenes normales Reaktionsfenster beim Gegenüber genügt dafür nicht.

Öffne am Lead E-Mail-Entwürfe und starte die Generierung. Dafür braucht es ein gefülltes Produkt-Briefing und verfügbares KI-Budget. Die Anwendung blockiert die Generierung bei Outbound-Leads ohne dokumentierte Kontaktgrundlage sowie bei Kontakten auf der Sperrliste. Pflege tatsächliche Angaben am Lead. Prüfe anschließend Empfänger, Betreff, Text, Preise, Begründung und Sendebedingung; ergänze fehlende Angaben und speichere die Bearbeitung.

Direkter Versand nutzt ein verbundenes sendefähiges Google- oder Outlook-Postfach, ersatzweise die eingerichtete SMTP-Verbindung der Organisation. Eine reine IMAP-Verbindung reicht dafür nicht. Die Aktion Als gesendet markieren dokumentiert einen bereits anderweitig erfolgten Versand und verschickt selbst keine Nachricht. Nicht benötigte Entwürfe kannst du verwerfen. Die Generierung allein versendet nichts.

Für einen Entwurf werden ausgewählte Lead-Angaben, Notizen, bis zu 20 aktuelle Aktivitäten, das Produkt-Briefing und die konfigurierten Pakete an den eingebundenen KI-Dienst übergeben. Verwende dafür geeignete Inhalte. Die Anweisung an die KI, nur diese Fakten zu verwenden, ersetzt die Prüfung des fertigen Textes nicht.