Postfach-Bereich öffnen
- Öffne Account.
- Klicke beim Bereich Postfach verbinden auf Öffnen.
Hier siehst du vorhandene Verbindungen. Die Kalender-Verbindung richtest du separat in den Kalendereinstellungen ein.
Was gelesen wird
Project Manager liest nur E-Mail-Verkehr mit Personen, die als CRM-Kontakt gespeichert sind (Whitelist, kein Vollscan des Postfachs). Dabei werden ausschließlich Betreff, Absender und Datum verwendet, nie der Volltext oder Anhänge.
Outlook verbinden
- Klicke auf Outlook verbinden.
- Melde dich bei Microsoft an und prüfe die angeforderten Berechtigungen.
- Erteile die Freigabe. Danach kehrst du zur Postfachübersicht zurück und siehst die Meldung Outlook verbunden.
Eine Outlook-Verbindung kann E-Mails lesen und senden.
IMAP-Postfach verbinden
IMAP funktioniert mit jedem Anbieter, der IMAP-Zugang bietet, zum Beispiel IONOS, Strato, all-inkl, Hetzner oder Gmail mit App-Passwort.
- Klicke auf IMAP-Postfach verbinden.
- Trage den IMAP-Server ein und wähle den Port.
- Wähle die Verschlüsselung: SSL/TLS (Port 993) oder STARTTLS (Port 143).
- Gib Benutzername und Passwort ein. Bei Gmail, iCloud oder Outlook.com verwendest du ein App-Passwort.
- Trage unter E-Mail-Adresse deine Postfachadresse ein. Das ist nur nötig, wenn der Benutzername keine E-Mail-Adresse ist.
- Klicke auf Verbinden. Project Manager prüft die Verbindung („Verbindung wird geprüft…“).
Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und beim Trennen gelöscht. Eine IMAP-Verbindung dient dem Lesen; über sie versendet Project Manager keine E-Mails.
Status und Fehler prüfen
Jede Verbindung zeigt Adresse, Anbieter, Verbindungsstatus, erteilte Berechtigungen (Lesen, Senden) und den letzten Abgleich. Bei einem Fehler siehst du Letzter Abgleich fehlgeschlagen. Häufige Meldungen beim Verbinden:
- Anmeldung fehlgeschlagen: Benutzername oder Passwort stimmen nicht. Prüfe bei Gmail und ähnlichen Anbietern das App-Passwort.
- Server nicht erreichbar: Prüfe Server, Port und Verschlüsselung.
- Dieser Server ist nicht erlaubt: Es sind nur öffentlich erreichbare Server zulässig.
Postfach trennen
- Klicke bei der Verbindung auf Trennen.
- Bestätige den Dialog. Der Zugriff wird sofort entzogen und der Mail-Abgleich stoppt.
Bei Outlook kannst du zusätzlich in den Berechtigungen deines Microsoft-Kontos die App-Freigabe entziehen. Das Trennen löscht keine E-Mails in deinem Postfach.
Mit dem CRM weiterarbeiten
Häufige Fragen
Kann ich Gmail verbinden?
Ja, über IMAP mit einem Google-App-Passwort. Eine neue direkte Google-Mail-Verbindung wird derzeit nicht angeboten. Bereits bestehende Google-Verbindungen bleiben in der Übersicht sichtbar und lassen sich trennen.
Liest Project Manager mein ganzes Postfach?
Nein. Es wird nur der Mail-Verkehr mit gespeicherten CRM-Kontakten abgeglichen, und zwar nur Betreff, Absender und Datum.
Kann ich über IMAP E-Mails versenden?
Nein. Die IMAP-Anbindung ist auf das Lesen ausgelegt. Senden ist mit Outlook möglich.
Verbindet die Outlook-Kalender-Verbindung auch mein Postfach?
Nein. Kalender und Postfach werden getrennt eingerichtet und haben eigene Berechtigungen.