Eine Regel erstellen
Öffne über das Blitz-Symbol CRM-Automationen und wähle die Anlage einer neuen Regel.
- Vergib einen nachvollziehbaren Namen, etwa Angebot intern nachfassen.
- Wähle den Trigger und dessen Bedingung.
- Wähle genau eine Aktion und fülle die dazugehörigen Felder aus.
- Speichere und prüfe, ob die Regel aktiviert ist.
- Kontrolliere nach einem passenden Vorgang die Ausführungszahl, den letzten Lauf und das Ergebnis am Lead.
Den Trigger auswählen
Die Auslöser unterscheiden sich in ihrer Grundlage:
- Stage-Wechsel
- Reagiert auf den Wechsel in die ausgewählte Standard-Stage; eigene Stages bietet dieser Regeldialog derzeit nicht an. Das bloße Anlegen eines Leads in dieser Stage ist kein Stage-Wechsel.
- Tage ohne Aktivität
- Vergleicht die letzte protokollierte Aktivität, ersatzweise das Anlagedatum, mit der gewählten Tageszahl. Die Standard-Stages Aktiv und Verloren werden dabei ausgenommen.
- Wartezeit abgelaufen
- Verwendet die Überfällig-Kategorie der Lead Engine. Optional lässt sich auf einen Wartet-auf-Typ einschränken. Eine vergangene Frist allein reicht nicht bei jeder Zuständigkeit.
Eine Aktion konfigurieren
Bei Task erstellen gibst du den Task-Namen und optional eine Fälligkeit in Tagen an. Der Platzhalter {company} setzt den Firmennamen ein, etwa Follow-up: {company}. Der Task wird mit dem Lead verknüpft. Bei Tag hinzufügen trägst du den gewünschten Tag ein. E-Mail-Entwurf erzeugen erstellt einen offenen KI-Entwurf zur Prüfung und versendet ihn nicht.
KI-Voraussetzungen prüfen
Für automatische Entwürfe muss dem Lead eine Person zugewiesen sein. Deren KI-Budget wird verwendet. Außerdem gelten dieselben Voraussetzungen wie bei der manuellen Generierung: Produkt-Briefing, dokumentierte Kontaktgrundlage und keine Sperre des Kontakts. Bei fehlender Voraussetzung kann die Regel ohne neuen Entwurf bleiben.
Regeln verwalten und Ergebnisse kontrollieren
Die Liste zeigt aktive und deaktivierte Regeln, Anzahl der Ausführungen und letzten Lauf. Owner und Admin können Regeln bearbeiten, umschalten und löschen; andere Rollen sehen sie lesend. Zeitbasierte Regeln werden über den serverseitigen Automationslauf geprüft. Sie reagieren deshalb nicht zwingend in dem Moment, in dem eine Frist verstreicht.
Häufige Stolperfallen
Eine Regel ist keine wiederkehrende Erinnerung
War dieselbe Regel für denselben Lead bereits erfolgreich, wird sie nicht erneut ausgeführt. Auch ein erneuter Stage-Wechsel oder das Aus- und Einschalten setzt diese Historie nicht zurück.
Interne Aktivitäten zählen mit
Auch Notizen und protokollierte Stage-Wechsel beeinflussen Tage ohne Aktivität. Diese Bedingung bedeutet nicht ausschließlich Tage ohne Kundenantwort.
Häufige Fragen
Kann eine Regel mehrere Aktionen enthalten?
Die Oberfläche bietet pro Regel eine Aktion. Für einen Task und einen Tag legst du zwei passend benannte Regeln an.
Warum gibt es noch keinen automatisch erzeugten Entwurf?
Prüfe Trigger, Aktivierung, bisherigen Lauf pro Lead, Zuständigkeit, Produkt-Briefing und KI-Budget. Zeitbasierte Regeln benötigen außerdem einen funktionierenden serverseitigen Automationslauf.
Ist Auto-Onboarding dieselbe Funktion?
Nein. Projektanlage, Kickoff und Willkommensmail werden gesondert unter CRM-Einstellungen → Integrationen konfiguriert.