CRM: Auto-Onboarding und Webhooks einrichten

Auto-Onboarding vorbereiten

Auto-Onboarding ist standardmäßig ausgeschaltet. Lege zuerst fest, welche Aktionen gewünscht sind: Projekt erstellen, Kickoff-Meeting anlegen und/oder Willkommensmail senden. Passe Projektname, Meetingname sowie bei Bedarf Betreff und Nachricht an. Der Platzhalter {{companyName}} setzt den Firmennamen ein. Speichere die Konfiguration und aktiviere Auto-Onboarding bewusst; aktivierte Mail- und Kalenderaktionen können den Kontakt erreichen.

Screenshot folgt: Auto-Onboarding mit Aktionsauswahl und Namensvorlagen; ausschließlich Beispieldaten

Den Wechsel zu Aktiv kontrollieren

Verschiebe den Lead in die bestehende Standard-Stage Aktiv. Ein Projekt wird mit dem Lead verknüpft und erhält Standard-Onboarding-Tasks, sofern Projektanlage möglich ist. Ein Kickoff wird als 30-minütiges Meeting für den nächsten Werktag vorgeschlagen. Hat die zuständige Person Google Calendar verbunden, kann zusätzlich ein Kalendereintrag mit dem Kontakt als Teilnehmer entstehen. Die Willkommensmail benötigt eine Kontakt-E-Mail und eine funktionierende Versandkonfiguration. Prüfe anschließend Aktivitäten, Projekt und Meeting; einzelne Teilschritte können unabhängig scheitern.

Einen eingehenden Webhook verbinden

Öffne im Integrationsreiter den eingehenden Webhook. Kopiere die angezeigte Endpunkt-URL und das Secret. Falls nur ein Pfad angezeigt wird, ergänze die öffentliche Basisadresse deiner Anwendung. Hinterlege das Secret ausschließlich in der serverseitigen Integration deines Formular- oder Automationsdienstes.

{
  "companyName": "Beispiel GmbH",
  "contactEmail": "kontakt@example.com",
  "contactName": "Alex Beispiel",
  "phone": "+49 000 000000",
  "website": "https://example.com",
  "notes": "Anfrage über das Website-Formular"
}

Sende einen POST-Request mit Content-Type application/json an den angezeigten Endpunkt.
Übermittle das Secret im Header X-Webhook-Secret.
Übermittle mindestens companyName und contactEmail als nicht leere Zeichenketten.
Prüfe die Antwort: HTTP 201 liefert die leadId. Öffne den Lead anschließend im CRM.

Screenshot folgt: Eingehender Webhook mit Endpunkt und verdecktem Secret

Eingehende Daten und Fehler verstehen

Der neue Eintrag erhält die Standard-Stage Lead und Quelle Website. contactName, phone, website und notes sind optional. Wiederholte Anfragen erzeugen weitere Leads; es gibt hier keinen Abgleich anhand der E-Mail. HTTP 400 weist auf ungültige Eingaben hin, 401 auf ein falsches Secret, 404 auf eine unbekannte Organisation und 503 auf eine fehlende Webhook-Konfiguration. Aktualisiere nach einer Secret-Rotation alle angebundenen Absender; das alte Secret ist anschließend ungültig.

Einen ausgehenden Webhook einrichten

Trage eine öffentlich erreichbare HTTPS-URL und ein gemeinsames Secret ein und speichere. Öffne danach einen Lead und löse dort die Webhook-Aktion aus. Übertragen werden das Ereignis lead.action, Zeitpunkt, Organisations-ID sowie Lead-ID, Firma, Kontakt-E-Mail, Quelle und Anlagedatum. Der Empfänger sollte den Header X-Webhook-Signature prüfen: sha256= gefolgt vom hexadezimalen HMAC-SHA256 des unveränderten Anfragebodys mit dem gemeinsamen Secret.

Screenshot folgt: Ausgehender Webhook mit HTTPS-Ziel und Webhook-Aktion auf der Lead-Detailseite

Weitergabe und Wiederholung berücksichtigen

Der externe Empfänger erhält die genannten Lead-Daten. Verwende einen dafür vorgesehenen Dienst und kontrolliere das Ergebnis der Auslösung. Der Versand hat ein Zeitlimit; Weiterleitungen werden nicht automatisch verfolgt. Eine erneute manuelle Auslösung kann beim Ziel erneut Arbeit anstoßen. Vereinbare dort bei Bedarf einen Schutz gegen doppelte Verarbeitung.

Häufige Stolperfallen

Keine automatische Auslösung bei jedem Lead-Ereignis
Der hier eingerichtete ausgehende Webhook wird über die Aktion am Lead gesendet. Das Anlegen oder Verschieben eines Leads löst ihn nicht allgemein automatisch aus.
Onboarding nicht durch Hin- und Herschieben wiederholen
Eine Aktivierungsnotiz dient als Schutz vor erneuter Ausführung. Auch bei nur teilweise erfolgreichem Lauf können spätere Wechsel zu Aktiv übersprungen werden. Prüfe fehlende Ergebnisse einzeln, statt einen vollständigen Wiederholungslauf zu erwarten.
Secrets vor Aufnahmen ausblenden
Das eingehende Secret wird beim Öffnen des Reiters derzeit unmittelbar angezeigt. Blende es vor Bildschirmfreigaben aus. Wurde es offengelegt, rotiere es und aktualisiere die angebundenen Dienste.

Häufige Fragen

Kann ein Website-Formular das Secret direkt im Browser verwenden?

Das würde das Secret an Besucher weitergeben. Verwende eine serverseitige Formularverarbeitung oder einen Automationsdienst, der das Secret vertraulich hinterlegt.

Entsteht immer ein Google-Kalendertermin?

Nein. Der Meeting-Datensatz kann auch ohne Kalenderverbindung entstehen. Google Calendar setzt eine passende Verbindung der zuständigen Person voraus; die Übertragung kann separat scheitern.

Funktioniert eine eigene Stage namens Aktiv für Onboarding?

Nein. Der Ablauf ist an die bestehende Standard-Stage mit der internen Kennung active gebunden.