Retainer im Projekt anlegen
Öffne als Owner oder Admin das Projekt und Budget einrichten. Wähle Retainer, trage Stunden und/oder Gesamtbetrag ein und ergänze bei Bedarf den Projekt-Kundensatz. Aktiviere Monatlich zurücksetzen für monatliche Kontingente und speichere. Ein hier neu angelegtes Budget startet aktiv.
Kontingent und Verbrauch lesen
Öffne den Retainer-Reiter. Berücksichtigt werden abgeschlossene, abrechenbare Projektzeiten. Ohne Monatsreset zählen diese über die gesamte Zeit. Mit Monatsreset zählen Zeiten ab dem gespeicherten Periodenbeginn. Der Geldverbrauch basiert auf den gespeicherten Bill Rates der Zeiten. Sind Geld- und Stundenlimit gesetzt, hat der Geldbetrag beim Verbrauchsprozentsatz Vorrang; ohne Geldlimit wird das Stundenlimit verwendet.
Monatlichen Reset einordnen
Der vorgesehene Serverlauf setzt bei aktiven Budgets mit Monatsreset den Periodenbeginn auf den ersten Tag des aktuellen Monats in UTC. Die Zeiten werden dabei nicht gelöscht. Das nächste Reset-Datum in der Oberfläche wird aus dem gespeicherten Periodenbeginn abgeleitet. Bleibt ein altes Datum stehen, lasse den Serverlauf prüfen; das Datum allein bestätigt nicht, dass der Reset bereits ausgeführt wurde.
Entwürfe erkennen
Retainer aus anderen Abläufen können als Entwurf erscheinen, beispielsweise nach einer CRM-Übernahme. Die Retainer-Liste zeigt solche Einträge mit Hinweis. Der aktuelle Budgetdialog enthält jedoch keine eigene Aktivierungsaktion; bloßes Speichern der Werte aktiviert einen bestehenden Entwurf nicht. Kläre einen hängen gebliebenen Entwurf mit der Organisationsverwaltung oder dem Support. Die allgemeine Budgetübersicht lässt Entwürfe weg, der Forecast berücksichtigt nur aktive Budgets.
Abweichungen zwischen Reitern prüfen
Die allgemeine Budgetübersicht verwendet den gesamten abrechenbaren Projektverbrauch und grenzt ihn nicht wie der Retainer-Reiter auf die Monatsperiode ein. Ein reiner Stunden-Retainer kann dort außerdem als Kein Limit erscheinen, obwohl der Retainer-Reiter sein Stundenkontingent auswertet. Nutze für die Periodenkontrolle deshalb den Retainer-Reiter und prüfe Betrag, Stunden und Beginn gemeinsam.
Häufige Fragen
Verfallen oder übertragen sich ungenutzte Stunden automatisch?
Der Reset setzt den Beginn des ausgewerteten Zeitraums neu. Ein automatischer Übertrag ungenutzter Stunden wird in diesem Ablauf nicht berechnet.
Löscht ein Reset alte Zeiten?
Nein. Er verschiebt die Grenze, ab der Verbrauch für die Periode gezählt wird.
Erzeugt der Retainer eine monatliche Rechnung?
Die hier beschriebene Einrichtung verwaltet Budget und Zeitraum. Sie ist keine automatische monatliche Rechnungserstellung.