Adresse hinzufügen
Öffne Mail → Einstellungen und klicke Adresse hinzufügen. Der Assistent hat drei Schritte: Adresse, Server und Freigabe & Signatur.
- Wähle den Anbieter oder Andere.
- Gib optional einen Namen wie Vertrieb ein, dazu E-Mail-Adresse und Passwort.
- Prüfe im Schritt Server Eingang und Ausgang. Bei bekannten Anbietern sind Server und Port bereits eingetragen.
- Klicke Verbindung testen. Bei Erfolg antworten IMAP und SMTP.
- Lege Freigabe und Signatur fest und schließe mit Adresse hinzufügen ab.
Microsoft 365 und Outlook
Wähle Microsoft und klicke Mit Microsoft anmelden. Die Anmeldung läuft über dein Microsoft-Konto, ein Passwort wird in Project Manager nicht eingegeben. Prüfe die angeforderten Berechtigungen und bestätige. Danach kehrst du in die Mail-Einstellungen zurück. Eine Outlook-Verbindung kann lesen und senden.
Gmail und andere IMAP-Anbieter
Gmail wird über IMAP mit einem App-Passwort verbunden, nicht mit deinem normalen Google-Passwort. Erzeuge das App-Passwort in deinem Google-Konto und trage es im Assistenten ein. Andere Anbieter wie IONOS, Strato oder Hetzner verbindest du ebenfalls per IMAP. Hinterlegst du zusätzlich einen SMTP-Server, kann die Adresse auch senden; ohne SMTP-Server kann sie nur lesen. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
- Server nicht erreichbar
- Prüfe Server, Port und Verschlüsselung. Es sind nur öffentlich erreichbare Server zulässig.
- Anmeldung fehlgeschlagen
- Benutzername oder Passwort stimmen nicht. Prüfe bei Gmail, iCloud und ähnlichen Anbietern, ob ein App-Passwort nötig ist.
Scan-Modus und Rückblick wählen
Im Tab Freigabe & Scan einer Adresse legst du fest, wie viel vom Postfach gelesen wird. Nur CRM-Kontakte holt ausschließlich Mails, die du mit gespeicherten CRM-Kontakten, Leads und deren Firmendomains austauschst. Das ganze Postfach liest alle Mails aus Posteingang, Gesendet und Archiv. Unter Wie weit zurück wählst du 30 Tage, 90 Tage oder Alles. Ältere Mails werden schrittweise im Hintergrund nachgeholt. Eine Änderung gilt nur für dieses Postfach und löscht bereits gespeicherte Mails nicht.
Das ganze Postfach steht nur zur Verfügung, wenn deine Organisation es erlaubt. Admins können den vollständigen Scan für Mitarbeiterpostfächer ausschließen; die Auswahl fällt dann auf Nur CRM-Kontakte zurück.
Freigabe festlegen
Ebenfalls unter Freigabe & Scan bestimmst du, wer gespeicherte Mails dieser Adresse lesen darf: nur du, die Organisation oder ausgewählte Rollen. Geteilte Mails erscheinen für Kolleg:innen am verknüpften Deal oder an der Person; sie sehen weiterhin nur CRM-Datensätze, auf die sie Zugriff haben. Mails ohne CRM-Bezug bleiben unabhängig von dieser Einstellung privat. Entfernst du die Verknüpfung zu einem CRM-Datensatz, wird eine Freigabe zurückgezogen.
Signatur hinterlegen
Im Tab Signatur gibst du Name, Position und Telefon ein und prüfst die Vorschau. Signatur automatisch anhängen fügt sie am Ende jeder neuen Mail von dieser Adresse ein. Auch bei Antworten ergänzt sie zusätzlich unter Antworten in bestehenden Verläufen. Eine Signatur hat höchstens 2.000 Zeichen.
Hauptadresse wählen und testen
Mit mehreren Adressen wählst du Als Hauptadresse festlegen. Mails in dieser Organisation werden von der Hauptadresse gesendet, solange du beim Schreiben unter Von keine andere wählst. Testen ruft das Postfach sofort ab und bestätigt eine funktionierende Verbindung. Bei einem fehlgeschlagenen Abgleich zeigt die Adresse den letzten Fehler an.
Adresse trennen
Klicke bei der Adresse auf Trennen und bestätige den Dialog. Der Zugriff wird sofort entzogen und der Abgleich stoppt. Bei Outlook kannst du zusätzlich in den Berechtigungen deines Microsoft-Kontos die App-Freigabe entziehen. Trennen löscht keine Mails in deinem Postfach beim Anbieter.
Häufige Stolperfallen
Verbunden, aber Freigabe fehlt
Meldet der Assistent, dass Freigabe und Signatur nicht gespeichert werden konnten, ist die Adresse trotzdem verbunden. Öffne sie in den Einstellungen und speichere Freigabe & Scan sowie Signatur erneut.
Das ganze Postfach lässt sich nicht wählen
Der vollständige Scan hängt von der Freigabe durch deine Organisation ab. Ohne diese Freigabe gilt automatisch Nur CRM-Kontakte. Kläre das mit einem Admin deiner Organisation.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Adressen verbinden?
Ja, auch mehrere beim selben Anbieter. Jede Adresse hat eigene Einstellungen für Scan, Freigabe und Signatur. Pro Organisation legst du eine Hauptadresse für den Versand fest.
Wie lange werden Mails gespeichert?
Die Aufbewahrung richtet sich nach den Datenschutzeinstellungen der Organisation Das Info-Symbol Datenschutz und Speicherung neben der Überschrift der Mail-Einstellungen fasst zusammen, was gespeichert wird. Mails ohne CRM-Bezug werden standardmäßig nach 30 Tagen automatisch gelöscht, Mails mit CRM-Bezug spätestens nach der Aufbewahrungsfrist für CRM-Mails.
Was wird von einer Mail gespeichert?
Betreff, Absender und Empfänger, Datum, der Text der Mail und eine bereinigte HTML-Ansicht. Dateianhänge eingehender Mails werden nicht gespeichert.
Löscht das Trennen Mails in meinem Postfach?
Nein. Trennen entzieht Project Manager den Zugriff und stoppt den Abgleich. Dein Postfach beim Anbieter bleibt unverändert.