Neue Mail schreiben
Klicke in Mail auf Neue Mail.
- Wähle unter Von die Absenderadresse, falls du mehrere verbunden hast.
- Suche den Empfänger nach Name, Firma oder E-Mail aus dem CRM.
- Gib einen Betreff ein und schreibe die Nachricht. Über Format wechselst du zwischen Text und HTML mit Fett, Kursiv, Listen und Links.
- Klicke Senden. Ist eine Signatur aktiv, wird sie angehängt.
An neue Empfänger schreiben
Gibst du eine Adresse ein, die noch nicht im CRM steht, erscheint Noch nicht im CRM. Wähle Neuer Lead oder Nur Kontakt, ergänze Firma beziehungsweise Name und beantworte Warum darfst du sie kontaktieren? mit Hat uns angefragt, Bestandskunde oder Einwilligung liegt vor. Der CRM-Eintrag samt Rechtsgrundlage wird beim Senden angelegt.
Einwilligung und Sperrliste
Für Leads und Kontakte ohne dokumentierte Einwilligungsgrundlage ist eine neue Mail gesperrt (TKG § 174); der Empfänger trägt dann den Hinweis Keine Einwilligung. Hinterlege die Grundlage am Lead oder Kontakt im CRM. Admins können in den CRM-Einstellungen unter Kaltakquise Mails ohne Einwilligungsgrundlage für die Organisation erlauben. Adressen auf der Sperrliste werden in keinem Fall angeschrieben.
KI-Entwurf und Ton anpassen
Wenn deine Organisation die KI-Funktionen für Mails aktiviert hat, erscheint KI-Entwurf. Gib zuerst Text oder Stichpunkte ein und lass daraus eine Mail formulieren. Mit Kürzer, Formeller und Freundlicher passt du den Ton an. Ein von der KI erstellter Text ist als KI-generiert gekennzeichnet. Prüfe ihn vor dem Senden; die Mail geht erst raus, wenn du selbst auf Senden klickst.
Dateien anhängen
Datei anhängen lädt Dateien von deinem Gerät hoch. Aus Plattform hängt vorhandene Rechnungen, Meeting-Dateien, Aufgaben-, CRM- und Dokumentdateien an. Pro Datei wählst du An die Mail anhängen oder Download-Link (bei uns gehostet).
- Anhang
- Höchstens 10 Dateien pro Mail. Angehängte Dateien sind zusammen auf 15 MB begrenzt, bei Outlook auf 3 MB. Große Dateien stellst du auf Download-Link um.
- Download-Link
- Empfänger laden die Datei ohne Konto herunter. Der Link ist 7, 30 oder 90 Tage gültig, zeigt die Anzahl der Downloads und lässt sich jederzeit über Link widerrufen sperren.
Später senden
Öffne neben Senden das Menü Später senden und wähle Später heute, Morgen früh, Nächsten Montag oder Datum und Uhrzeit wählen…. Die Mail geht zum gewählten Zeitpunkt von deinem Postfach raus. Einwilligung, Sperrliste und Versandlimit werden dann erneut geprüft.
Geplante Mails verwalten
Im Tab Geplant siehst du alle geplanten Mails mit Status Geplant, Wird gesendet… oder Fehlgeschlagen. Pro Mail stehen Jetzt senden, Zeit ändern und Mail abbrechen zur Verfügung; eine fehlgeschlagene Mail sendest du über Erneut senden. Abbrechen verhindert den Versand und entfernt die Anhänge der Mail.
Häufige Stolperfallen
Senden ist ausgegraut
Fehlt ein Betreff, eine Nachricht oder ein Empfänger mit CRM-Eintrag, nennt das Fenster den Grund. Kann keine verbundene Adresse senden, verbinde Outlook oder ergänze bei IMAP einen SMTP-Server.
Geplante Mail schlägt fehl
Beim Versand werden Rolle, Modulzugriff, Einwilligung und Sperrliste erneut geprüft. Hat sich etwas davon geändert oder ist das Postfach getrennt, schlägt der Versand fehl. Behebe die Ursache und nutze Erneut senden.
Häufige Fragen
Kann ich an beliebige Adressen schreiben?
Nein. Mails gehen nur an Personen mit CRM-Eintrag. Neue Empfänger legst du direkt beim Schreiben als Lead oder Kontakt an. In Cc stehen nur Kontakte des Datensatzes und Mitglieder der Organisation zur Auswahl.
Wie weit im Voraus kann ich planen?
Bis zu einem Jahr. Der Zeitpunkt muss mindestens eine Minute in der Zukunft liegen. Pro Person sind bis zu 100 geplante Mails gleichzeitig möglich.
Was passiert mit einem Download-Link nach dem Ablauf?
Der Link funktioniert nicht mehr und wird als abgelaufen angezeigt. Ein widerrufener Link ist sofort gesperrt.