Mail-Automatisierungen: Regeln, Absenderfilter und KI-Übersicht

Öffne Mail → Automatisierungen. Läuft automatisch zeigt aktive Regeln mit ihrer Ausführungszahl der letzten 7 Tage. Wartet auf dich enthält vorbereitete Entwürfe zur Freigabe, Zuletzt ausgeführt das Protokoll. Eine Empfehlung schlägt eine passende Startregel vor, die du mit Regel erstellen übernimmst.

Klicke Neue Regel. Eine Regel folgt dem Muster Wenn – Für – Dann.

Neue Mail geht ein

Aktionen: Automatisch antworten, Entwurf erstellen oder Absender zuordnen. Absender zuordnen gilt nur für Alle oder Nicht zugeordnet.

Keine Antwort nach 3 Tagen

Nur für Leads. Bereitet einen Entwurf zur Freigabe vor, sendet aber nichts selbst.

Täglich um 07:30

Schickt dir eine kurze Benachrichtigung mit ungelesenen Mails und fälligen Antworten.

1. Gib einen Namen ein.
2. Wähle unter Wenn den Auslöser.
3. Wähle unter Für, für wen die Regel gilt: Alle, Kontakte, Leads oder Nicht zugeordnet.
4. Wähle unter Dann die Aktion.
5. Schreibe bei Antworten und Entwürfen den Nachrichtentext. Die Platzhalter {Vorname} und {Firma} werden ersetzt.
6. Klicke Regel speichern.

Eine automatische Antwort geht nur an Absender mit CRM-Eintrag, einmal pro Konversation und nie an No-Reply- oder Newsletter-Adressen. Sie wird ohne weitere Freigabe gesendet. Nutze dafür kurze Texte wie eine Eingangsbestätigung. Für alles, was du vorher lesen willst, wähle Entwurf erstellen; der Entwurf landet unter Wartet auf dich. Regeln bearbeitest oder löschst du über die Regel selbst; beim Löschen werden ihre Protokolleinträge mit gelöscht.

Project Manager ordnet Absender anhand der Mail-Header ein, etwa Newsletter mit Abmeldelink oder automatische Benachrichtigungen von No-Reply-Adressen. Absender, die so nicht eindeutig sind, kann die KI einordnen, wenn deine Organisation das erlaubt. Gefilterte Mails zeigt, wie viele Mails nicht im Eingang gelandet sind, gruppiert nach Absender.

Absender erlauben

Holt künftige Mails dieses Absenders zurück in den Eingang.

Absender verwalten

Liste aller erfassten Absender mit Kategorie, Mailanzahl und Herkunft der Einordnung: per Mail-Header, per KI oder von dir. Ausblenden und Wieder anzeigen steuern die Sichtbarkeit. Deine eigene Einordnung wird nie automatisch überschrieben.

Mit aktivierten KI-Funktionen erscheint oben die Übersicht. Wähle 24 Std., 3 Tage oder 7 Tage und klicke Zusammenfassen, was passiert ist. Die Übersicht gruppiert Konversationen nach Antwort fällig, Wartet, Entscheidung und Zur Kenntnis; ein Klick öffnet die Konversation im Eingang. Ausgeblendete Absender sind nicht enthalten. Die Übersicht ist als KI-generiert gekennzeichnet und bewertet nur deine eigenen Mails.

Unabhängig von Regeln erinnert Project Manager an Konversationen, die seit zwei Tagen auf deine Antwort warten, und an zurückgestellte Konversationen. Mit aktivierten KI-Funktionen kommen Hinweise zu neuen Anfragen unbekannter Absender, Antworten von Leads und Kontakten sowie Mails mit Fristen oder Entscheidungen hinzu. Die Anzahl dieser Hinweise ist pro Abgleich begrenzt.

Übersicht, KI-Entwurf, Konversations-Zusammenfassung, KI-Einordnung von Absendern und inhaltliche Hinweise brauchen das Opt-in der Organisation. Admins schalten es im CRM in den Einstellungen unter KI-Zusammenfassung für E-Mails ein. Dabei wird der Text der betroffenen Mails an das KI-Modell gesendet; verwendet werden nur die eigenen Mails des jeweiligen Mitglieds. Ohne Opt-in laufen Regeln und Header-basierte Filter weiter, die KI-Funktionen sind ausgeblendet.