Mail öffnen und orientieren
Öffne Mail. Unter dem Titel stehen die verbundenen Adressen. Die Tabs sind Eingang, Geplant, Automatisierungen und Einstellungen. Ist noch kein Postfach verbunden, zeigt der Eingang Kein Postfach verbunden mit der Schaltfläche Postfach verbinden.
Die Einrichtung erklärt Postfach mit Mail verbinden.
Konversationen filtern und suchen
Links wählst du ein Segment: Alle Mails, Kontakte, Leads oder Nicht zugeordnet. Die Zahl neben einem Segment zeigt ungelesene Konversationen. Darunter listet die Leiste Kontakte und Leads einzeln; ein Klick zeigt nur deren Konversationen. Die Suche filtert nach Betreff, Absender und Firma, Ungelesen blendet gelesene Konversationen aus. Mails derselben Konversation werden über die Mail-Header zu einem Verlauf zusammengefasst.
Absender im CRM-Kontext sehen und zuordnen
Rechts neben einer Konversation zeigt die Seitenleiste den passenden CRM-Eintrag mit E-Mail, Rolle, Deals, Phase und Quelle. Im CRM öffnen springt zum Datensatz. Ist der Absender weder Kontakt noch Lead, steht dort Nicht zugeordnet.
- Öffne die Konversation eines unbekannten Absenders.
- Wähle in der Seitenleiste Als Lead anlegen oder Als Kontakt speichern.
- Prüfe die Bestätigung und öffne den neuen Eintrag bei Bedarf im CRM.
Antworten
Schreibe die Antwort im Feld unter der Konversation und klicke Senden. Ist für die Absenderadresse eine Signatur hinterlegt, weist ein Hinweis darauf hin, dass sie beim Senden angehängt wird. Antworten gehen nur an Personen mit CRM-Eintrag: Bei einem nicht zugeordneten Absender speicherst du ihn zuerst als Lead oder Kontakt. Senden setzt ein Postfach voraus, das senden kann – Outlook oder IMAP mit SMTP-Server – oder einen SMTP-Server in den Organisationseinstellungen.
Neue Mails, Anhänge und zeitversetztes Senden erklärt Mails schreiben, planen und Dateien anhängen.
Zurückstellen, archivieren und Spam markieren
Über Zurückstellen wählst du Später heute, Morgen oder Nächste Woche. Die Konversation verschwindet aus dem Eingang und kommt zum gewählten Zeitpunkt mit einer Benachrichtigung zurück; Zurückstellen beenden holt sie sofort zurück. Archivieren entfernt die Konversation aus dem Eingang von Project Manager. Kommt eine neuere Mail in derselben Konversation an, erscheint sie wieder. Spam markiert den Absender; künftige Mails von ihm werden ausgeblendet und landen unter Automatisierungen bei den gefilterten Mails.
- Archivieren
- Wirkt nur in Project Manager. Die Mail wird in deinem Postfach beim Anbieter nicht verschoben oder gelöscht.
- Spam
- Gilt für den Absender, nicht nur für die einzelne Mail. Unter Automatisierungen → Gefilterte Mails lässt sich das mit Absender erlauben zurücknehmen.
Mails aller Organisationen anzeigen
Bist du Mitglied mehrerer Organisationen, zeigt die Schaltfläche Mails aller Organisationen im Eingang deine eigenen Mails aus allen Organisationen. Lesen ist dort möglich; Antworten, Archivieren und Zurückstellen funktionieren nur für Mails der aktiven Organisation. Wechsle für diese Aktionen zur angezeigten Organisation.
Wann neue Mails erscheinen
Project Manager gleicht verbundene Postfächer regelmäßig im Hintergrund ab. Neue Mails erscheinen etwa 15 Minuten nach Eingang. Welche Mails gelesen werden, hängt vom Scan-Modus des Postfachs ab: Standard ist Nur CRM-Kontakte. Gelesen werden Posteingang, Gesendet und Archiv; Spam, Papierkorb und Entwürfe nie. Dateianhänge eingehender Mails werden nicht gespeichert.
Häufige Stolperfallen
Eine erwartete Mail fehlt
Im Modus Nur CRM-Kontakte werden Mails von Absendern ohne CRM-Eintrag nicht abgerufen. Lege den Absender im CRM an oder prüfe unter Einstellungen den Scan-Modus. Prüfe außerdem Automatisierungen → Gefilterte Mails, ob der Absender ausgeblendet ist, und warte den nächsten Abgleich ab.
Antworten ist gesperrt
Ohne CRM-Eintrag des Empfängers oder ohne sendefähiges Postfach lässt sich nicht antworten. Bei neuen Mails an Leads und Kontakte ohne dokumentierte Einwilligungsgrundlage greift zusätzlich die Kaltakquise-Sperre.
Häufige Fragen
Wer sieht meine Mails?
Standardmäßig nur du. Mails mit CRM-Bezug kannst du gezielt mit der Organisation oder mit Rollen teilen; sie erscheinen dann am verknüpften CRM-Datensatz. Mails ohne CRM-Bezug bleiben immer privat.
Löscht Archivieren die Mail beim Anbieter?
Nein. Archivieren blendet die Konversation nur in Project Manager aus. Dein Postfach beim Anbieter bleibt unverändert.
Ist Mail dasselbe wie der Posteingang im CRM?
Beide zeigen dieselben gespeicherten Mails. Der CRM-Posteingang ist eine auf CRM-Datensätze gefilterte Sicht und setzt ebenfalls das Modul Mail voraus.
Gibt es Mail in der mobilen App?
Das Modul Mail ist derzeit nur in der Web-App verfügbar. Benachrichtigungen zu Mails erreichen dich trotzdem auf dem Handy und öffnen die Web-Ansicht.