Die vier Organisationsrollen unterscheiden
Wähle die Organisationsrolle passend zur Verantwortung der Person.
- Owner / Besitzer
- Verantwortet die Organisation, den zugrunde liegenden Plan und die owner-exklusiven Aktionen wie Löschen und Inhaberschaft übertragen.
- Admin
- Verwaltet unter anderem Mitglieder, Rollen, Module und Einstellungen. Ist dadurch nicht Inhaber der Organisation.
- Mitglied
- Arbeitet in den freigegebenen Modulen im Rahmen seiner Zugriffsrechte.
- Betrachter / Viewer
- Ist für lesenden Zugang vorgesehen; eine eigene Zugriffsrolle macht daraus keine Adminrolle.
Eigene Zugriffsrolle erstellen
Öffne im Mitglieder-Tab die eigenen Rollen.
- Erstelle eine neue Rolle und vergib einen eindeutigen Namen.
- Wähle eine Farbe zur Wiedererkennung.
- Aktiviere die Module, die mit dieser Rolle zugänglich sein sollen.
- Lege gegebenenfalls Aufgabenbeschränkungen fest und speichere.
- Weise die Rolle einem Mitglied zu oder verwende sie bei einer Einladung.
Aufgaben-Sichtbarkeit einschränken
Für Rollen mit Aufgaben-Zugang gibt es die Einstellung für nur zugewiesene Aufgaben sowie eine Auswahl bestimmter Projekte. Eigene Aufgaben umfassen im aktuellen Ablauf sowohl zugewiesene als auch selbst erstellte Aufgaben. Bei der Einschränkung auf eigene Aufgaben entfallen die zusätzlichen Zugriffe über Vorgesetztenhierarchie und Projekte. Ohne diese Einschränkung können Aufgaben unterstellter Personen und ausgewählter Projekte hinzukommen. Owner und Admins werden durch diesen Aufgabenfilter nicht eingeschränkt.
Meeting- und Datei-Zugriffe berücksichtigen
Diese Zugriffe folgen zusätzlichen Regeln im jeweiligen Modul. Bei Meetings ist für gewöhnliche Mitglieder relevant, ob sie das Meeting organisiert haben oder als Teilnehmer geführt werden. Im Dateimodul können Ordner für bestimmte Zugriffsrollen freigegeben werden; Owner und Admins haben dort umfassenderen Zugriff. Ein aktiviertes Modul bedeutet deshalb nicht automatisch Zugriff auf jeden einzelnen Inhalt.
Zugang in Web und Mobile prüfen
Die Mobile App berücksichtigt ebenfalls die verfügbaren Module der Organisation und des Mitglieds. Prüfe mit dem betreffenden Account die richtige Organisation und die sichtbaren Inhalte. Eine eigene Rolle schaltet keine Funktionen frei, die für die Organisation selbst deaktiviert oder im Plan nicht verfügbar sind.
Häufige Fragen
Sind eigene Rollen zusätzliche Organisationsrollen?
Nein. Das Mitglied bleibt beispielsweise Mitglied oder Viewer und erhält zusätzlich ein eigenes Zugriffsprofil.
Warum sehe ich bei nur zugewiesenen Aufgaben auch eine Aufgabe ohne Zuständigen?
Auch selbst erstellte Aufgaben zählen zu den eigenen Aufgaben und können deshalb sichtbar bleiben.
Kann ein Ordnername allein Dateien schützen?
Nein. Entscheidend sind die Freigabeeinstellungen des Dateiordners und die Rolle des Mitglieds, nicht der Name.