Arbeit an einem Ort verbinden
Project Manager bündelt die Abläufe, die bei Projektarbeit sonst über mehrere Tools verteilt sind. Du verwaltest Kunden und Leads im CRM, planst daraus Projekte und Aufgaben, erfasst Arbeitszeit und behältst Budget sowie Rechnungen im Blick. Die Daten bleiben dabei miteinander verbunden: Eine Aufgabe kann zu einem Projekt gehören, Zeit kann einer Aufgabe zugeordnet sein und ein gewonnenes CRM-Geschäft kann zum Projekt werden.
Nur die Module aktivieren, die dein Team braucht
Die Plattform ist modular aufgebaut. Neben den Kernbereichen wie Aufgaben, Projekte, Kalender und Zeiterfassung gibt es unter anderem CRM, Budgeting, Rechnungen, Dateien, Notizen, Meetings, Ziele, Kennzahlen, CMS, Knowledgebase, Vault und Planung. Deine Organisation schaltet nur die passenden Module frei; dadurch bleibt die Navigation auf die tatsächliche Arbeitsweise deines Teams fokussiert.
Den typischen Ablauf verstehen
Ein häufiger Ablauf beginnt im CRM: Aus einem Lead wird ein Deal und nach dem Abschluss ein Projekt. Im Projekt organisiert ihr Aufgaben und – falls ihr agil arbeitet – Sprints. Teammitglieder erfassen ihre Zeit direkt an Aufgaben oder Projekten. Budgeting und Auswertungen zeigen den Fortschritt, während die Rechnungsfunktion abrechenbare Leistungen in Rechnungen überführt.
Mit Organisation, Team und Rollen arbeiten
Alle Inhalte liegen innerhalb einer Organisation. Du kannst Teammitglieder einladen und ihnen eine Rolle geben. Berechtigungen und aktivierte Module bestimmen, welche Bereiche ein Mitglied sehen und bearbeiten kann. So bleiben Kundendaten, Projekte und interne Informationen sauber von anderen Organisationen getrennt.
Project Manager passend einsetzen
Project Manager ist besonders für Teams gedacht, die Dienstleistungen, Kundenprojekte oder interne Projektarbeit steuern. Es ersetzt nicht eine Lagerverwaltung oder eine klassische Finanzbuchhaltung. Für die Buchhaltung erstellt ihr aber saubere Rechnungen und Exporte, während Steuerberatung und die eigentliche Buchhaltung in den dafür vorgesehenen Systemen bleiben.
Häufige Stolperfallen
Nicht jedes Modul ist automatisch sichtbar
Fehlt ein Bereich in der Navigation, prüf zuerst, ob das Modul für eure Organisation und euren Plan aktiviert ist und ob du die nötige Berechtigung hast.
Project Manager ist kein starres Einheits-ERP
Richtet zuerst die Module ein, die euren realen Ablauf abbilden. Zusätzliche Bereiche könnt ihr später ergänzen, statt von Beginn an jede Funktion gleichzeitig zu konfigurieren.