Dateiordner anlegen und Sichtbarkeit einstellen

Öffne Dateien und wähle + New beziehungsweise New folder. Vergib einen Namen, prüfe den vorgesehenen Platz in der Ordnerstruktur und wähle die Sichtbarkeit. Bestätige den Dialog und kontrolliere, ob der Ordner erscheint oder eine Fehlermeldung angezeigt wird.

Wähle unter Sichtbar für entweder Alle Mitglieder oder Bestimmte Rollen. Aktiviere die vorgesehenen eigenen Zugriffsrollen. Owner und Admins behalten unabhängig von dieser Auswahl Zugriff. Ohne vorhandene eigene Rollen ist die eingeschränkte Auswahl nicht verfügbar.

Öffne das Ordnermenü und die Bearbeitungsaktion. Passe Namen oder Rollenfreigabe an und speichere. Eine geänderte Sichtbarkeit beeinflusst auch, wer Dateien über einen App-Link öffnen kann. Prüfe die Freigabe des konkreten Zielordners; ein Ordnername allein schützt keine Dateien.

Ziehe eine vorhandene Datei auf einen Zielordner. Für mehrere Dateien markierst du die Einträge und nutzt Verschieben in der Auswahlleiste. Du benötigst Zugriff auf Quell- und Zielordner sowie Änderungsrechte: eigener Upload oder Admin-/Owner-Zugriff. Prüfe danach den Zielordner und die Rückmeldung.

Im Ordnerdialog kannst du einen Ordner als Rechnungs-Posteingang kennzeichnen. Unterstützte Belegdateien, die dort hochgeladen oder hineinverschoben werden, können automatisch analysiert und in der Buchhaltung als Belege angelegt werden. Kontrolliere dort das Ergebnis und ergänze fehlende Angaben. Ein erfolgreicher Upload garantiert keine erfolgreiche KI-Auswertung. Für normale Ablageordner lässt du diese Option ausgeschaltet.

Die Löschaktion betrifft auch enthaltene Dateien. Lies die Bestätigung und verschiebe benötigte Inhalte vorher. Behandle das nicht wie das Verschieben einer einzelnen Datei in Trash: Für entfernte Ordner gibt es hier keinen gleichwertigen Wiederherstellungsablauf. Systemordner und geschützte Buchhaltungsdateien können die Löschung verhindern.