Unter 5 Leuten reicht es oft
Wenn zwei oder drei Leute Zeiten buchen und eine Person die Rechnungen schreibt, ist der Überblick in einer Tabelle gut machbar. Dann braucht ihr uns wahrscheinlich noch nicht.
Vergleich mit Excel
Excel kostet nichts. Was zwischen erfasst und abgerechnet liegen bleibt, schon.
Zeiten in einer Tabelle zu erfassen, funktioniert. Die Stunden gehen danach verloren: in der Freigabe per Mail, beim Abtippen ins Rechnungsprogramm, in der Spalte „abgerechnet“, die keiner pflegt.
project-mngr.com/accounting/invoices/newNeue Rechnung
Entwurf Abbrechen Rechnung erstellen
Empfänger
Name / Firma *
Kanzlei Huber
buchhaltung@kanzlei-huber.example
Rechnungsdaten
Rechnungsdatum
30.09.2026
Leistungsdatum *
16.09.2026
Zahlungsziel
14 Tage
MwSt-Satz
20 %
Positionen
Bezeichnung
Kick-off Relaunch
Menge
2,5
Einheit
Std.
Preis (€)
90,00
Betrag225,00 €
4 weitere Positionen
Netto1.305,00 €
USt 20 %261,00 €
Gesamt1.566,00 €
Rechnungsempfänger
Kanzlei Huber
buchhaltung@kanzlei-huber.example
SN
Studio Nord
Rechnung
—
| Rechnungsdatum | 30.09.2026 |
| Leistungsdatum | 16.09.2026 |
| Fällig am | 14.10.2026 |
| Bezeichnung | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Kick-off Relaunch | 2,5 Std. | 90,00 € | 225,00 € |
| Wireframes Startseite | 4,0 Std. | 90,00 € | 360,00 € |
| Texte Leistungsseiten | 3,0 Std. | 90,00 € | 270,00 € |
| Korrekturschleife Startseite | 3,0 Std. | 90,00 € | 270,00 € |
| Abstimmung Freigaben | 2,0 Std. | 90,00 € | 180,00 € |
| Nettobetrag: | 1.305,00 € |
| zzgl. 20% MwSt.: | 261,00 € |
| Rechnungsbetrag: | 1.566,00 € |
Zeitnachweis als PDF angehängt. Nummer wird beim Finalisieren vergeben.
Demo-Daten der Beispielagentur Studio Nord, September 2026.
Was bleibt liegen?
Rund 15 Prozent der geleisteten Stunden werden nie abgerechnet, sagt eine Branchenzahl.¹ Bei euch ist es vielleicht weniger. Stell deinen Umsatz ein und schätze den Anteil.
Den Preis für Project Manager nennen wir dir im Erstgespräch. Meist reicht ein kleiner Teil der liegengebliebenen Stunden, damit er sich trägt.
75.000 € im Jahr
erbracht, erfasst, nie in Rechnung gestellt.
¹ OMR Reviews, „Zeiterfassung Agenturen“, zitiert eine Studie der London Business School. Eine Branchenzahl, kein Messwert von uns. Die eigene Zahl holst du dir im Erstgespräch.
Was bei uns anders läuft
Ansichten aus der App, mit den Zahlen unserer Beispielagentur.
Zeiten dort buchen, wo die Arbeit passiert.
Timer in der Aufgabe, Stundenzettel für die Woche, Apps für iOS und Android. Kunde, Projekt und Satz hängen schon dran, niemand tippt sie ab.
project-mngr.com/timeStudio Nord
Zeiterfassung
Timer, Stundenzettel und Freigabe
TimerProjekteStundenzettelFreigabe14BerichteKunden
Landingpage Herbstaktion 00:42:17
Heute
Landingpage Herbstaktion
Möbel Wolf · Retainer Social Media
erfasst
00:42:17
Wireframes Startseite
Kanzlei Huber · Website Relaunch
erfasst
02:30:00
Checkout testen
Feinkost Auer · Onlineshop
erfasst
01:15:36
project-mngr.com/timeStudio Nord
Zeiterfassung
Timer, Stundenzettel und Freigabe
TimerProjekteStundenzettelFreigabe14BerichteKunden
Landingpage Herbstaktion 00:42:17
Heute
Landingpage Herbstaktion
Möbel Wolf · Retainer Social Media
erfasst
00:42:17
Wireframes Startseite
Kanzlei Huber · Website Relaunch
erfasst
02:30:00
Checkout testen
Feinkost Auer · Onlineshop
erfasst
01:15:36
Demo-Daten der Beispielagentur Studio Nord, September 2026.
Der Vergleich in zehn Zeilen
Die Excel-Spalte beschreibt, wie Agenturen ihre Zeiten in einer Tabelle typischerweise führen, nicht, was Excel technisch kann.
Project Manager
Auf Anfrage
Ein Plan, alles drin
Excel-Tabelle
0 €
keine Extrakosten, dafür Handarbeit bei jeder Rechnung
- Zeiten erfassen
- Project Manager: Timer in der Aufgabe, Stundenzettel, Apps für iOS und Android
- Excel-Tabelle: Zeile pro Eintrag, oft am Ende der Woche nachgetragen
- Mehrere Leute
- Project Manager: Jede Person bucht ihre Zeiten, alle Zahlen an einer Stelle
- Excel-Tabelle: Eine geteilte Datei oder eine Datei pro Person, die jemand zusammenführt
- Stundensätze
- Project Manager: Pro Person, Leistung oder Projekt, automatisch gerechnet
- Excel-Tabelle: Eigene Spalte oder Formel, von Hand gepflegt
- Freigabe von Zeiten
- Project Manager: Pro Eintrag, vor der Rechnung
- Excel-Tabelle: Per Mail oder Zuruf
- Rechnungen
- Project Manager: Aus freigegebenen Zeiten, im selben System
- Excel-Tabelle: Summen ins Rechnungsprogramm abtippen
- Was schon abgerechnet ist
- Project Manager: Jeder Eintrag hängt an seiner Rechnung, doppelt geht nicht
- Excel-Tabelle: Spalte „abgerechnet“, wenn jemand sie pflegt
- Budgets
- Project Manager: Ampel in Stunden oder Euro, mit Forecast
- Excel-Tabelle: Formeln selbst bauen und aktuell halten
- Buchhaltung
- Project Manager: CSV- und BMD-Export, DATEV ab Dezember 2026
- Excel-Tabelle: Je nach Rechnungsprogramm
- Datenstandort
- Project Manager: EU: App-Server in Wien, Datenbank in Irland, AVV im Vertrag
- Excel-Tabelle: Dort, wo die Datei liegt
- Kosten
- Project Manager: Preis auf Anfrage, Freelancer gratis
- Excel-Tabelle: Keine Extrakosten, dafür Arbeitszeit
Wo Excel besser ist
Wenn einer dieser Punkte für euch den Ausschlag gibt, bleib bei Excel. Wir sagen dir das auch im Gespräch.
Keine Extrakosten
Excel ist meistens schon da, und alle können damit umgehen. Kein neues Tool, kein Vertrag, keine Einschulung.
Völlig frei
Jede Spalte, jede Formel, jede Auswertung so, wie ihr sie wollt. Ein Tool gibt Struktur vor, auch unseres.
Erst mal in Excel bleiben? Dann mit dieser Vorlage.
Eine Zeile pro Eintrag, mit Kunde, Projekt, Satz und den Spalten „abrechenbar“ und „abgerechnet“. So siehst du auch in Excel, was noch offen ist. Und wenn ihr später umsteigt, übernehmen wir die Datei ohne Umbau.
Umstieg aus Excel
Du schickst uns eure Tabelle, wie sie ist, wir ordnen die Spalten zu und gleichen die Summen pro Kunde und Monat mit dir ab. Die Tabelle läuft parallel weiter, bis der erste Monat bei uns durch ist.
Was du aus Excel mitnimmst
Zeiten
Kundenliste
Projekte
Stundensätze
Als Excel- oder CSV-Datei, auch aus Google Sheets oder Numbers. Nach dem Import löschen wir deine Dateien.
In Project Manager, vier Wochen bis zum ersten Abschluss
- 1Woche 1
Stammdaten und Import, Abgleich der Summen
- 2Woche 2
Team bucht Zeiten, Excel läuft parallel
- 3Woche 3
Freigaben und Budgets eingerichtet
- 4Woche 4
Erster Monatsabschluss mit uns, dann allein
Umstieg selbst
0 €
Anleitung und Vorlagen für den Import.
Umstieg mit uns
Auf Anfrage
Einmalig, Festpreis. Import, Abgleich der Summen, erster Monatsabschluss gemeinsam.
Fragen zum Wechsel von Excel
Bei wenigen Leuten oft schon. Schwierig wird es zwischen Erfassen und Rechnung: Freigaben per Mail, Summen, die ins Rechnungsprogramm abgetippt werden, und eine Spalte „abgerechnet“, die nicht immer jemand pflegt. Dort bleiben Stunden liegen.
Aus einer Branchenzahl: OMR Reviews zitiert eine Studie der London Business School. Das ist kein Messwert von uns und bei euch vielleicht weniger. Im Erstgespräch rechnen wir mit einem Monat eurer echten Zeiten nach.
Den Preis für euer Team nennen wir dir im Erstgespräch. Freelancer, die nur Zeiten buchen, sind gratis. Ob sich das lohnt, zeigt der Rechner: Es reicht, wenn ein kleiner Teil der liegengebliebenen Stunden auf die Rechnung kommt.
Ja. Lade dir unsere Vorlage herunter oder schick uns eure Tabelle, wie sie ist. Im Paket „Umstieg mit uns“ ordnen wir die Spalten zu, holen Kunden, Projekte, Sätze und Zeiten rein und gleichen die Summen pro Kunde und Monat mit dir ab. Die Dateien löschen wir nach dem Import.
Ja. Für den Import zählt nur, dass die Tabelle als CSV oder Excel-Datei exportiert werden kann. Das geht in Google Sheets und Numbers.
Bring einen Monat aus eurer Tabelle mit.
30 Minuten mit Jan oder Leon. Wir legen die Zeiten eines Monats aus eurer Excel-Tabelle in Project Manager an und zeigen dir, was davon noch nicht abgerechnet ist. Passt es nicht, bleibst du bei Excel und weißt, warum.
Stand 24.10.2026. Excel ist eine Marke der Microsoft Corporation; Project Manager steht in keiner Verbindung zu Microsoft. Die Excel-Spalte beschreibt typische Tabellen in Agenturen, keine Produktfunktionen. Die 15 Prozent sind eine Branchenzahl (OMR Reviews, zitiert eine Studie der London Business School), kein Messwert von uns. App-Ansichten zeigen Project Manager mit Demo-Daten. Fragen oder Korrekturen an hello@project-mngr.com.